8 Anzeichen dafür, dass Euer Projekt aus dem Ruder läuft


Bei unserer Marktevaluation zum Thema Cross-Collaboration im Marketing haben wir über 650 Marketingentscheider zu den Herausforderungen befragt, die ihren Arbeitsalltag, vor allem in Bezug auf die Projektarbeit mit externen Dienstleistern, prägen. Herauskristallisiert haben sich zahlreiche Stolpersteine, die einen reibungslosen Projektdurchlauf stören oder gar verhindern.

Erstaunlich war, dass über 650 Marketingentscheider ähnliche Pain-Points hinsichtlich Ihrer Dienstleistersteuerung teilen.

Auf die Frage, warum kein Tool zur Dienstleistersteuerung genutzt wird, gaben ca. 45% der Befragten an, dass ihnen kein Tool mit dem gewünschten Funktionsumfang bekannt sei. Genau das wollen wir ändern.

Wie Ihr erkennt, ob Euer Projekt und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern aus dem Ruder läuft und wertvolle Tipps, wie Ihr es wieder auf den richtigen Kurs bringt, haben wir folgend für Euch zusammengefasst.

8 Anzeichen dafür, dass auch Eure Projekte ins Schwanken geraten sind und wie Ihr sie wieder auf den richtigen Kurs bringt

1) Ungewollte Budgetüberschreitungen

Der Klassiker für ein Projekt in Schieflage: Die Budgetüberschreitung. Dieses Anzeichen eines Projekts in Schieflage kann sicher von niemanden geleugnet werden. Einer Budgetüberschreitung liegt oft eine mangelnde Projektplanung oder unzureichende Absprachen in Bezug auf Leistungsinhalte sowie des Anforderungskataloges zu Grunde.

Werden Anforderungskataloge nicht richtig ausgearbeitet und Leistungsinhalte nicht umfassend definiert, kann es also schnell passieren, dass das Budget zwangsweise überschritten werden muss, weil Anpassungen vorgenommen werden müssen, von denen vorher niemand gesprochen hat.

Unser Tipp

Hier hilft nur, was für ein erfolgreiches Projekt sowieso notwendig ist: Klar detaillierte Leistungsinhalte (Vertrags-Controlling), eindeutig definierte Anforderungen in einem einheitlichen Briefingprozess dokumentiert sowie ein transparentes Projektmanagement für den gesamten Projektdurchlauf. Nur so könnt Ihr bei Missverständnissen oder fehlgeleiteten Vorgehensweisen rechtzeitig agieren. Bevor es zu einer Budgetüberschreitung kommt, solltet Ihr bereits bei den nun folgenden Anzeichen rechtzeitig eingreifen.

2) Fehlendes Produktwissen von Dienstleistern

Ein Ergebnis, welches uns bei der Zusammenarbeit von Marketingteams und deren externen Dienstleistern (z.B. Agenturen) überrascht hat, ist die häufig kritisierte fehlende Unternehmnes- bzw. Produktkenntnis von seiten der Dienstleister. Solltet Ihr bei Zwischenergebnissen Eurer Projekte auch das Gefühl haben, dass Euer Dienstleister Euch „one-size-fits-all“ Lösungen verkauft, kann das ein erstes Anzeichen für ein aus dem Ruder laufendes Projekt sein. Wir finden: Zur erfolgreichen Zusammenarbeit gehören immer zwei. Eure Dienstleister arbeiten mit dem, was Ihr Ihnen gebt. Schuldzuweisungen machen an dieser Stelle also nicht viel Sinn.

Unser Tipp

Briefen, Briefen, Briefen. Je genauer Euer Briefing desto genauer kann Euer Dienstleister Eure Vorstellungen abbilden.

Deswegen solltet Ihr Euch zuerst an die eigene Nase fassen und Euren Briefingprozess hinterfragen. Über 85% der Marketingentscheider gaben in unserer Umfrage an, dass sie keine standardisierten Briefingvorlagen im Einsatz haben. Als Grund dafür werden zu spezifische Projektanforderungen angegeben, die mit einer steifen Briefingvorlage nicht abgebildet werden können. Was aber, wenn Ihr Zugriff auf einen Pool von kinderleicht editierbaren Briefingvorlagen hättet? Mit teamnote wollen wir Euren Briefingprozess einheitlich, aber dabei individuell anpassbar machen.

3) Häufige Anpassungen

Auch wenn es wohl eher Wunschdenken ist, dass es innerhalb von Projekten niemals Anpassungen oder Änderungen gibt, solltet Ihr bei sich häufenden Anpassungen wachsam sein. Zusätzliche Änderungen und Anpassungen bedeuten in der Regel auch zusätzliche Kosten oder sogar Budget- oder Deadline-Überschreitungen. Müssen also innerhalb Eures Projekts immer wieder Dinge angepasst werden, liegt der Verdacht nahe, dass die Projektvision nicht allen Projektbeteiligten so richtig klar ist. Darauf folgen schnell einmal Sätze wie „Das hatten wir uns irgendwie anders vorgestellt.“ An dieser Stelle wird erneut deutlich, wie wichtig klare Absprachen für Euren Projekterfolg sind.

Unser Tipp

Um inflationäre Anpassungen zu vermeiden solltet Ihr noch vor Projektstart den Grundstein legen, indem Ihr Eure Anforderungen klar definiert und dokumentiert. Diese Anforderungen sollten für alle Projektbeteiligten jederzeit im Zugriff sein. Das realisiert Ihr, indem Ihr einen zentralen Ablageort für Euren Anforderungskatalog bzw. Euer Briefing habt. E-Mail-Ping-Pong solltet Ihr dabei vermeiden. Wenn Ihr noch vor dem Projektstart eine gemeinsame Informationsgrundlage hinsichtlich der Eurer Anforderungen schafft, wird sich die Zahl der Anpassungen reduzieren. So geht Ihr Budgetüberschreitungen aus dem Weg und haltet Eure Deadlines ein.

4) Wechselnde Ansprechpartner

Innerhalb eines Projekts wird ein externer Dienstleister mit eingebunden. Ihr habt eine Frage und der Euch zugeteilte Mitarbeiter ist nicht erreichbar. Da Eure Anfrage dringend ist, müsst Ihr einem neuen Ansprechpartner erklären worum es geht. Dem neuen Ansprechpartner fehlen wichtige Projektinformationen und Sätze wie „Das müsste ich mal intern abklären…“ folgen. So richtig gut fühlt Ihr Euch nicht beraten. Sich immer wieder neu erklären und einem Dienstleister, den Ihr bezahlt hinterhertelefonieren zu müssen nervt, kostet Zeit und könnte vermieden werden.

Unser Tipp

Anstatt sich sinnlos über die Vorgehensweise des Dienstleisters zu ärgern und den Projekterfolg und Fortschritt von einem einzelnen Ansprechpartner abhängig zu machen, nehmt Ihr am besten Eurer Problem selbst in die Hand und schafft eine dokumentierte, zentrale Informationsgrundlage, die von allen Projektbeteiligten jederzeit ergänzt und eingesehen werden kann. Wie? Mit Tools, die es Euch erlauben gemeinsam zu arbeiten, ohne dabei im selben Raum sein zu müssen. Endlos-E-Mail-Schleifen und telefonische Absprachen sind zeitintensiv, intransparent und ineffizient. Es ist Zeit diese Prozesse zu vereinfachen und die Digitalisierung zu Eurem Vorteil zu nutzen!

5) Unklare Zuständigkeiten

„Sollte das nicht Max machen?“

Ihr wisst nicht genau wer für was zuständig ist und wann einzelne Punkte von wem umgesetzt werden? Den Status anfallender Aufgaben kennt meist nur der, der sie bearbeitet? Aufgaben werden in Meetings vergeben, aber im Nachgang fühlt sich niemand so wirklich zuständig? Klares Anzeichen für ein Projekt in Schieflage.

Unser Tipp

Vorab: Aufgaben sollten nie ausschließlich mündlich vergeben, sondern immer dokumentiert werden. Die Gefahr etwas falsch zu verstehen ist bei mündlichen Absprachen sehr groß. Am Ende eines jeden Meetings sollte es einen Bericht geben, der ToDo’s mit Zuständigkeit kurz und übersichtlich zusammenfasst. Bei der Arbeit mit Dienstleistern ist es leider nicht ganz so einfach, aber auch keine Raketenwissenschaft. Um Aufgaben schnell und dokumentiert zu delegieren, kann ein zentrales Taskmanagement Abhilfe schaffen. So sieht nicht nur jeder was zu tun und wer zuständig ist, sondern hat auch den aktuellen Stand des Projekts jederzeit im Blick.

6) Fehlende Transparenz der einzelnen Projektfortschritte

Gerade in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kritisieren Marketingentscheider in unserer Umfrage häufig die mangelnde Transparenz der Projektfortschritte. Häufig gibt es keine Zwischenberichte, sondern lediglich das Endergebnis, welches dann auch noch nicht den Vorstellungen entspricht. Hört Ihr über längere Zeit nichts von Euren Dienstleistern und könnt Ihr Projektfortschritte nicht transparent einsehen, sollten Eure Alarmglocken läuten.

Unser Tipp

Macht Projektfortschritte transparent. Das funktioniert nicht mit E-Mail Ping-Pong. Bringt alle Informationen an einem zentralen Ort zusammen, in Echtzeit. So könnt Ihr bei fehlgeleiteten Zwischenschritten rechtzeitig eingreifen und Euer Projekt wieder auf Kurs bringen.

7) Mangelnde Projektkultur

Können Projektbeteiligte Fragen zum Projekt oder dessen Stand nur holprig bis gar nicht beantworten? Und wie steht es um die Kooperationsbereitschaft und Kommunikationsbereitschaft innerhalb des Teams? Reagieren Dienstleister und eigene Teammitglieder schnell und zuverlässig auf Zwischenfragen oder müsst Ihr Euch gegenseitig hinterhertelefonieren, um Kleinigkeiten abzusprechen? Ja? Dann mangelt es an Eurer Projektkultur.

Unser Tipp

Wenn Ihr innerhalb Eurer Projekte externe Dienstleister miteinbezieht, müsst Ihr Euch als Team verstehen und auch so agieren. Das größte Merkmal eines Teams ist: Zusammenarbeit. Das ist bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern räumlich in der Regel nicht möglich. Ihr könnt aber dafür sorgen, dass Ihr digital, auf einer Plattform zusammenarbeitet. Heute müssen Teams nicht mehr im selben Büro sitzen, um großartige Dinge zu bewegen.

8) Mangelnde Kommunikation

In unserer Umfrage haben wir Marketingentscheider gefragt, was sie bei der Zusammenarbeit mit ihren Dienstleistern so richtig nervt. Eine häufige Reaktion darauf war: Mangelnde Kommunikation und fehlgeleitete Absprachen.

Wenn auch Eure Kommunikation innerhalb von Projekten zu wünschen übrig lässt, Ihr Dienstleister nur schwer bis gar nicht erreicht oder Ihr Euch untereinander nur dürftig austauscht, kann das einfach nicht im Sinne Eures Projektes sein. Warum? Häufig haben viele Beteiligte unterschiedliche Vorstellungen vom Projekterfolg. Gerade bei der Zusammenarbeit mit Agenturen können Vorstellungen zum beispielsweise Design weit auseinander gehen. Fehlt dann die Kommunikation können Projekte kläglich scheitern.

Ein Grund für mangelnde Kommunikation kann die Vielzahl der Kommunikationskanäle sein. Absprachen finden über E-Mail, Telefon oder in anderen Tools statt – nicht lückenlos dokumentiert und auch sicherlich nicht transparent.

Unser Tipp

Klingt erstmal kompliziert, ist es aber eigentlich gar nicht: Bündelt Eure Kommunikationskanäle. Verbindliche Absprachen per Telefon solltet Ihr generell vermeiden. Die Chance, dass hierbei Details vergessen oder missverstanden werden ist einfach zu groß. Und E-Mail? Ist intransparent. Niemand außer dem, der die E-Mail in seiner Inbox hat, kennt den aktuellen Stand. Das führt zu sich wiederholenden Nachfragen hinsichtlich der Projektinformationen. Wir finden: Das geht auch besser und vor allem effizienter.

Dieser Herausforderung vieler Marketingentscheider haben wir uns gestellt und wollen mit teamnote E-Mail Ping-Pong und intransparente Absprachen abschaffen, indem wir alle Projektbeteiligten auf einer digitalen Plattform, mit Kommunikation in Echtzeit, zusammenbringen.

Wenn Ihr diese Anzeichen ernst nehmt, muss der Projekt-Karren nicht erst vor die Wand fahren und Ihr könnt rechtzeitig agieren, um den Erfolg Eurer Projekte sicherzustellen.

Ihr wollt die Zusammenarbeit mit Euren Dienstleistern innerhalb Eurer Projekte einfacher und effizienter machen? Dann testet die teamnote | Efficiency Cloud kostenlos aus!

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