Effiziente Bildverwaltung –
Ein umfassender Leitfaden

Seit dem Jahr 2006 haben sich die Ausgaben von Unternehmen für online Werbung mehr als vervierfacht. Allein in Deutschland beliefen sich im Jahr 2018 die digitalen Werbebudgets auf über 7,2 Milliarden Euro pro Jahr.

Neben den Werbebudgets haben sich auch die Investitionen von Unternehmen in die Erstellung von digitalem Content vervielfacht. Daher ist es nicht verwunderlich, dass digitaler Content heute zu den wertvollsten Marketing Assets von Unternehmen zählt.

Doch wieso wird in Unternehmen oftmals der Verwaltung eben dieser digitalen Assets (Bilder, Videos, Grafikdateien, etc.) so wenig Aufmerksamkeit geschenkt?

Genau diesen Fragestellungen werden wir mit dem Leitfaden zur effizienten Bildverwaltung in Unternehmen auf den Grund gehen und Wege aufzeigen, wie ihr in Zukunft noch mehr aus euren digitalen Bild- und Medienbeständen (digitalen Assets) herausholen könnt.

Zwischen einer digitalen Datei und einem Digital Asset gibt es einen ganz wesentlichen Unterschied. Eine digitale Datei kann von jedem Mitarbeiter erstellt werden und muss nicht zwingend einen echten Wert für euer Unternehmen darstellen. Wohingegen man unter einem Digital Asset wörtlich übersetzt einen digitalen Vermögenswert versteht.

Zu den digitalen Marketing Asset zählen materielle Güter / Produkte wie z.B. Bilder, Videos, Grafikdateien etc. und schöpferische Werke wie z.B. Texte, Präsentationen, Audios. Zusammen bilden sie den Vermögenswert der digitalen Assets, der langfristig erhalten bzw. vermehrt und dessen ROI (Return-On-Investment) daraus maximiert werden soll.

Wegen der Komplexität und Wichtigkeit dieses speziellen Fachgebietes für Unternehmen empfiehlt sich der Einsatz einer online Bildverwaltung / Medienverwaltung bzw. einer Digital Asset Management Plattform.

Im Gegensatz zu einem einfachen Cloudspeicher oder einem Filesharing-Dienst können mit Hilfe einer professionellen Bildverwaltungs-Software digitale Marketing Assets mit relevanten Zusatzinformationen (Metadaten, Lizenzinformationen, Copyrighthinweisen, Kampagnen-Infos, etc.) angereichert werden.

Dadurch werden die digitalen Assets des Unternehmens schneller auffindbar und stehen allen Mitarbeitern mit Berechtigungszugriff zur Bildverwaltung ortunabhängig zur Nutzung zur Verfügung. Damit steigert ihr nicht nur eure mediale Reichweite, sondern erhöht auch die Produktivität eures Teams und beschleunigt die Produktionsprozesse für digitalen Content.

Dabei umfassen die digitalen Assets in vielen Unternehmen nicht nur Inhalte aus dem Marketing, sondern häufig auch aus der Unternehmenskommunikation, der Eventorganisation bis hin zum Produktdesign. In einer professionellen Bildverwaltung (DAM) können alle Typen von digitalen Assets gemeinsam verwaltet und organisiert werden.

Bei einem klassischen Cloudspeicher oder einem Filesharing-Dienst wie Dropbox, HiDrive oder auch WeTransfer stehen oftmals nur Dateispeicherung bzw. Datentransfer im Fokus. Bei einer Digital Asset Management Plattform (DAM) ist der Funktionsumfang deutlich größer als bei einem klassischen Cloudspeicher.

Im Fokus eines DAM Systems stehen vielmehr die Organisation, Verteilung, Freigabe sowie Nachverfolgung von digitalen Assets. Dabei können Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der Regel sehr granular an einzelne Nutzer bzw. Nutzergruppen der Bildverwaltung vergeben werden.
Damit habt ihr die Möglichkeit euren digitalen Content innerhalb eures Unternehmens besser zu streuen und den Nutzungsgrad der vorhandenen digitalen Assets zu steigern.

Im Gegensatz zu einem klassischen Cloudspeicher, bei dem die Dateiverwaltung im Mittelpunkt steht, stellt ein Digital Asset Management System den digitalen Content ins Zentrum und bildet um diesen Kern herum alle relevanten Prozesse (Archivierung, Strukturierung, Verteilung, Implementierung, Nachverfolgung) lückenlos ab.

Letztendlich bildet eine online Bildverwaltung bzw. eine Digital-Asset-Management Plattform das digitale Herz in der Markenkommunikation eures Unternehmens. Ein DAM System schafft es darüber hinaus die internen Prozesse bei der Arbeit mit digitalen Assets zu beschleunigen, effizienter zu gestalten und die langfristige Nutzbarkeit eurer digitalen Assets (Bilder, Videos, Grafikdateien, etc.) sicherzustellen. Einen maximalen ROI erreicht ihr nur, wenn das aufwendig produzierte Video das volle Potential der medialen Reichweite entfaltet und nicht in einem Cloudspeicher verstaubt.

Vergleichbar ist eine online Bildverwaltung bzw. ein Digital Asset Management System eher mit einer gut strukturierten modernen Bibliothek in der man in kürzester Zeit alle relevanten Informationen findet und mit einer vorhandenen Infrastruktur die Ergebnisse einfach vervielfältigt, schnell verteilt und mit geringem Aufwand publiziert werden können.

Mit der Einführung eines DAM Systems entstehen neue zeitliche Freiräume für den eigentlichen Kreativprozess. Damit reduziert ihr nicht nur die Produktionskosten für digitale Marketing Assets, sondern fördert auch den kreativen Output eures Marketingteams.

Durch den zentralen Distributionskanal für eure digitalen Assets innerhalb eures Unternehmens gewährleistet ihr darüber hinaus die konsistente und einheitliche Markensichtbarkeit gerade in dezentralen Organisations- bzw. Vertriebsstrukturen.