Effiziente Bildverwaltung mit einem Digital Asset Management System im Unternehmen am Beispiel zweier Marketing Manager.

Effiziente Bildverwaltung –
Ein umfassender Leitfaden

Seit dem Jahr 2006 haben sich die Ausgaben von Unternehmen für online Werbung mehr als vervierfacht. Allein in Deutschland beliefen sich im Jahr 2018 die digitalen Werbebudgets auf über 7,2 Milliarden Euro pro Jahr.

Neben den Werbebudgets haben sich auch die Investitionen von Unternehmen in die Erstellung von digitalem Content vervielfacht. Daher ist es nicht verwunderlich, dass digitaler Content heute zu den wertvollsten Marketing Assets von Unternehmen zählt.

Doch wieso wird in Unternehmen oftmals der Verwaltung eben dieser digitalen Assets (Bilder, Videos, Grafikdateien, etc.) so wenig Aufmerksamkeit geschenkt?

Genau diesen Fragestellungen werden wir mit dem Leitfaden zur effizienten Bildverwaltung in Unternehmen auf den Grund gehen und Wege aufzeigen, wie ihr in Zukunft noch mehr aus euren digitalen Bild- und Medienbeständen (digitalen Assets) herausholen könnt.

Was ist ein Digital Asset?

Zwischen einer digitalen Datei und einem Digital Asset gibt es einen ganz wesentlichen Unterschied. Eine digitale Datei kann von jedem Mitarbeiter erstellt werden und muss nicht zwingend einen echten Wert für euer Unternehmen darstellen. Wohingegen man unter einem Digital Asset wörtlich übersetzt einen digitalen Vermögenswert versteht.

Zu den digitalen Marketing Asset zählen materielle Güter / Produkte wie z.B. Bilder, Videos, Grafikdateien etc. und schöpferische Werke wie z.B. Texte, Präsentationen, Audios. Zusammen bilden sie den Vermögenswert der digitalen Assets, der langfristig erhalten bzw. vermehrt und dessen ROI (Return-On-Investment) daraus maximiert werden soll.

Wegen der Komplexität und Wichtigkeit dieses speziellen Fachgebietes für Unternehmen empfiehlt sich der Einsatz einer online Bildverwaltung / Medienverwaltung bzw. einer Digital Asset Management Plattform.

Warum benötigt mein Unternehmen eine Bildverwaltung?

Im Gegensatz zu einem einfachen Cloudspeicher oder einem Filesharing-Dienst können mit Hilfe einer professionellen Bildverwaltungs-Software digitale Marketing Assets mit relevanten Zusatzinformationen (Metadaten, Lizenzinformationen, Copyrighthinweisen, Kampagnen-Infos, etc.) angereichert werden.

Dadurch werden die digitalen Assets des Unternehmens schneller auffindbar und stehen allen Mitarbeitern mit Berechtigungszugriff zur Bildverwaltung ortunabhängig zur Nutzung zur Verfügung. Damit steigert ihr nicht nur eure mediale Reichweite, sondern erhöht auch die Produktivität eures Teams und beschleunigt die Produktionsprozesse für digitalen Content.

Dabei umfassen die digitalen Assets in vielen Unternehmen nicht nur Inhalte aus dem Marketing, sondern häufig auch aus der Unternehmenskommunikation, der Eventorganisation bis hin zum Produktdesign. In einer professionellen Bildverwaltung (DAM) können alle Typen von digitalen Assets gemeinsam verwaltet und organisiert werden.

Wieso du deine digitalen Assets lieber in einer Bildverwaltung (DAM) als in einer Dropbox organisieren solltest?

Bei einem klassischen Cloudspeicher oder einem Filesharing-Dienst wie Dropbox, HiDrive oder auch WeTransfer stehen oftmals nur Dateispeicherung bzw. Datentransfer im Fokus. Bei einer Digital Asset Management Plattform (DAM) ist der Funktionsumfang deutlich größer als bei einem klassischen Cloudspeicher.

Im Fokus eines DAM Systems stehen vielmehr die Organisation, Verteilung, Freigabe sowie Nachverfolgung von digitalen Assets. Dabei können Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der Regel sehr granular an einzelne Nutzer bzw. Nutzergruppen der Bildverwaltung vergeben werden.
Damit habt ihr die Möglichkeit euren digitalen Content innerhalb eures Unternehmens besser zu streuen und den Nutzungsgrad der vorhandenen digitalen Assets zu steigern.

Im Gegensatz zu einem klassischen Cloudspeicher, bei dem die Dateiverwaltung im Mittelpunkt steht, stellt ein Digital Asset Management System den digitalen Content ins Zentrum und bildet um diesen Kern herum alle relevanten Prozesse (Archivierung, Strukturierung, Verteilung, Implementierung, Nachverfolgung) lückenlos ab.

Letztendlich bildet eine online Bildverwaltung bzw. eine Digital-Asset-Management Plattform das digitale Herz in der Markenkommunikation eures Unternehmens. Ein DAM System schafft es darüber hinaus die internen Prozesse bei der Arbeit mit digitalen Assets zu beschleunigen, effizienter zu gestalten und die langfristige Nutzbarkeit eurer digitalen Assets (Bilder, Videos, Grafikdateien, etc.) sicherzustellen. Einen maximalen ROI erreicht ihr nur, wenn das aufwendig produzierte Video das volle Potential der medialen Reichweite entfaltet und nicht in einem Cloudspeicher verstaubt.

Vergleichbar ist eine online Bildverwaltung bzw. ein Digital Asset Management System eher mit einer gut strukturierten modernen Bibliothek in der man in kürzester Zeit alle relevanten Informationen findet und mit einer vorhandenen Infrastruktur die Ergebnisse einfach vervielfältigt, schnell verteilt und mit geringem Aufwand publiziert werden können.

Mit der Einführung eines DAM Systems entstehen neue zeitliche Freiräume für den eigentlichen Kreativprozess. Damit reduziert ihr nicht nur die Produktionskosten für digitale Marketing Assets, sondern fördert auch den kreativen Output eures Marketingteams.

Durch den zentralen Distributionskanal für eure digitalen Assets innerhalb eures Unternehmens gewährleistet ihr darüber hinaus die konsistente und einheitliche Markensichtbarkeit gerade in dezentralen Organisations- bzw. Vertriebsstrukturen.

Best Practices zum Mehrwert einer digitalen Bildverwaltung

Tim Oliver Kalle - Leiter Kommunikation, Deutscher Handballbund e.V.

„Handball ist ein faszinierender Sport, dessen mediale Begleitung zunimmt. Zu Spielen unserer Nationalmannschaften produzieren wir mittlerweile hunderte Bilder und zahlreiche Videos. Um diese Datenflut zu beherrschen und langfristig nutzbar zu machen, haben wir ein ebenso stabiles wie flexibles System gesucht. Mit der teamnote | Media Cloud haben wir eine leistungsfähige Lösung sowohl für die Beschleunigung unserer internen Prozesse als auch für den sicheren Austausch mit unseren Partnern gefunden.“

Tim Oliver Kalle
Leiter Kommunikation, Deutscher Handballbund e.V.

Sophie Lüttich - Referentin Unternehmenskommunikation, FRÖBEL gGmbH

„Als zentrale Abteilung Unternehmenskommunikation laufen bei uns alle Fotos zusammen, die in Print- und Onlinepublikationen benötigt werden. Wir freuen uns, dass wir mit teamnote eine Lösung gefunden haben, mit der wir die große Anzahl an Bildern gut archivieren und immer wieder neu für Projekte aller Art zusammenstellen können.“

Sophie Lüttich
Referentin Unternehmenskommunikation, FRÖBEL gGmbH

Frank Leibmann - Leiter Digitale Medien und Content der Handball Bundesliga GmbH

„Mit teamnote konnten wir die redaktionelle Zusammenarbeit mit den Vereinen der Handball-Bundesligen auf ein neues Level heben und unsere internen Workflows entscheidend beschleunigen.
Über den zentralen Medienpool haben wir alle aktuellen Bilder und Informationen zu allen Spieltagen, Spielen und Spielern jederzeit griffbereit und können diese schnell verteilen. Das erleichtert nicht nur die sportliche Berichterstattung für unsere digitalen Kanäle, sondern gestaltet auch die Zusammenarbeit und die Kommunikation mit allen 36 Bundesliga-Vereinen effizient, schnell und einfach.“


Frank Leibmann
Leiter Digitale Medien und Content der Handball Bundesliga GmbH

Alexander Finke - Vertriebsleiter, HSG Wetzlar Handball Bundesliga Spielbetriebs GmbH & Co. KG

„Mit der teamnote | Media Cloud organisieren wir unsere immer größer werdenden Bild- und Medienbestände einfach und effizient.
Die automatisierte Verschlagwortung durch den Metadaten-Import stellt dabei eine große Zeitersparnis für uns dar. Neue Projekte können schnell und einfach zusammengestellt und mit Externen geteilt werden.
Wir freuen uns einen Partner an unserer Seite zu haben, der auch auf individuelle Anforderungen flexibel reagieren kann.“

Alexander Finke
Vertriebsleiter, HSG Wetzlar Handball Bundesliga Spielbetriebs GmbH & Co. KG

Abschließend wollen wir euch zeigen, wie der Wechsel von einem Cloudspeicher hin zu einer online Bildverwaltung bzw. einer Digital Asset Management Plattform mühelos gelingen wird.

Wie finde ich die richtige digitale Bildverwaltung für mein Unternehmen?

Wie bei jedem IT-Projekt solltet ihr euch auch im Auswahlprozess für eine passende digitale Bildverwaltung bzw. ein Digital Asset Management (DAM) System zu Beginn mit eurem konkreten Anforderungsprofil intensiv auseinandersetzen.

Bei der Auswahl des richtigen DAM Systems, können euch folgende Fragestellungen helfen:

  • Welche Typen von digitalen Assets sollen verarbeitet werden?
    ( z.B. Bilder, Videos, Grafikdateien)
  • Welche Dateiformate werden verwendet?
  • Wer soll das DAM System künftig intern nutzen?
  • Welche externen Stakeholder müssen berücksichtigt werden?
    (z.B. Agenturen, Kunden oder Partner)
  • Sind rechtliche Themen zum Lizenzmanagement z.B. von Stock-Bildern relevant?
  • Wird eine KI-basierte Gesichtserkennung benötigt?
  • Gibt es unternehmensspezifische Prozesse, die besonders berücksichtigt werden müssen?
  • Müssen besondere Datenschutzvorgaben (DSGVO) beachtet werden?

Moderne Bildverwaltungs-Softwarelösungen bzw. Digital Asset Management Plattformen sind in der Regel cloudbasiert und zeichnen sich durch ein intuitives Userinterface, einen hohen Grad an Flexibilität und Sicherheit aus.

Habt ihr das für euch passende DAM System gefunden, können wir euch nur ans Herz legen das System selbst zu testen und erste eigene Erfahrungen im Hinblick auf User Experience und Performance der digitalen Bildverwaltung (DAM System) zu machen.

Nachdem ihr die für euch richtige online Bildverwaltung bzw. Digital Asset Management Plattform gefunden habt, geht es an die Planung der zukünftigen Datenstruktur.

Wie organisiere ich meine Digital Assets in einer digitalen Bildverwaltung?

Im Gegensatz zu einem einfachen Cloudspeicher oder der Windows Ordnerstruktur bietet eine Digital Asset Management Plattform eine mehrdimensionale Organisationsstruktur. Ihr könnt eure Bilder, Videos und Grafikdateien nicht nur in Ordnern und virtuellen Alben bzw. Sammlungen organisieren, sondern diese mit zahlreichen Metadaten zusätzlich strukturieren.

Damit seid ihr zukünftig nicht mehr darauf angewiesen den Ordner oder Dateinamen zu kennen, um ein Digital Asset in eurer digitalen Bildverwaltung wieder finden zu können. Die kombinierbaren Such- und Filterfacetten (nach Dokumententyp, Kategorie, Lizenzart, Bildausrichtung, Aufnahmedatum, etc.) sorgen dafür, dass auch Gelegenheitsnutzer z.B. interne Stakeholder aus den Fachabteilungen das passende Asset in kürzester Zeit finden.

Tipp: Erstellt euch bevor ihr mit der Datenmigration beginnt einen Strukturplan für eure Digital Assets und versetzt euch dabei in die zukünftigen Nutzer euer online Bildverwaltung. Bedenkt dabei, dass oftmals jede dieser Stakeholder-Gruppen anders bei der Suche nach digitalen Assets vorgehen wird.

Steht der Strukturplan für eure Digital Assets, könnt ihr mit dem Wechsel von eurem Cloudspeicher zur online Bildverwaltung bzw. zum Digital Asset Management System beginnen.

Wie plane ich die Migration von einem Cloudspeicher in ein DAM System?

Die Einführung einer digitalen Bildverwaltung bzw. eines Digital Asset Management Systems ist eine gute Gelegenheit, um die vorhandenen digitalen Assets zu sichten und zu klassifizieren. Gerade in gewachsenen Ablagestrukturen von Unternehmen schlummern viele Bestandsdaten, die vorrangig zu archivieren aber nicht mehr aktiv in der Unternehmenskommunikation oder im Marketing Verwendung finden.

Wir empfehlen den Wechsel vom bisherigen Cloudspeicher hin zum DAM System schrittweise durchzuführen und mit den digitalen Assets (Bildern, Videos und Grafikdateien) zu beginnen, die für euer Tagesgeschäft kritisch sind. So stellt ihr sicher, dass auf der operativen Ebene relativ kurzfristig auf das neue DAM System gewechselt werden kann und nicht zwei parallele Systeme von den Nutzern durchsucht werden müssen.

Im zweiten Schritt widmet ihr euch nun den digitalen Assets, die langfristig in der online Bildverwaltung (DAM System) archiviert werden sollen. Bei allen digitalen Dateien, die dann noch im alten Cloudspeicher übrigbleiben, solltet ihr kritisch hinterfragen, ob diese überhaupt einen Wert für euer Unternehmen haben.

Getreu dem Motto: „Ist das ein Digital Asset oder kann das weg?“

Fazit: Effiziente Bildverwaltung für Unternehmen

Mit einer digitalen Bildverwaltung bzw. einer Digital Asset Management Plattform könnt ihr den Nutzen vorhandener digitaler Assets für euer Unternehmen maximieren, dabei interne Prozesse beschleunigen und effizienter gestalten. Dadurch amortisiert sich die Investition in ein DAM System innerhalb kürzester Zeit.

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Unsere abschließende Übersicht zu relevanten Abkürzungen fasst die wichtigsten Themen im Umfeld der digitalen Bildverwaltung zusammen:

FachbgeriffErläuterung
DAMDigital Asset Management System
MAMMedia Asset Management System
VAMVideo Asset Management System
SaaSSoftware-as-a-Service – Bei einem SaaS Lizenzmodell wird die digitale Bildverwaltung bzw. DAM System und die IT-Infrastruktur bei einem externen Dienstleister betrieben. Für die Nutzung von SaaS Diensten wird eine Internetverbindung benötigt.
In den monatlichen Nutzungsgebühren sind in der Regel sämtliche Wartungsarbeiten, Updates und regelmäßige Datenbackups bereits enthalten.
Private CloudBei einer Private Cloud Lizenz handelt es sich auch um eine Software-as-a-Service Lizenz. Der Unterschied besteht darin, dass das DAM System bzw. die digitale Bildverwaltung in einer separaten Cloudinfrastruktur gehostet wird, die ausschließlich
für eine Organisation betrieben wird.
On-PremisesBei einem On-Premises Lizenzmodell betreibt der Kunde das Digital Asset Management System eigenverantwortlich lokal auf einem eigenen Server / IT-Infrastruktur. Üblicherweise fallen in diesem Lizenzmodell zusätzliche Wartungsgebühren an, um an der Weiterentwicklung des DAM-Systems partizipieren zu können.
DSGVODatenschutz-Grundverordnung – Seit dem 28.Mai 2018 gilt in der Europäischen Union die DSGVO als einheitliche Datenschutzverordnung zum Schutz von personenbezogenen Daten. Bei der Verwaltung von Bildern und Video handelt es sich in der Regel immer um Daten, die unter die DSGVO fallen, daher ist mit dem jeweiligen Anbieter des DAM-System eine AV-Vertrag (AVV) gemäß § Artikel 28 DSGVO zu schließen
AVVAuftragsverarbeitungsvertrag / -vereinbarung – In der AVV wird der datenschutzkonforme Umgang mit personenbezogenen Daten durch einen externen Dienstleister geregelt. Der Abschluss eines AV-Vertrags ist bei der Einführung einer digitalen Bildverwaltung bzw. Digital Asset Management Plattform für Unternehmen mit Sitz in der EU zwingend erforderlich.
SLAService Level Agreement – Bei einem SLA handelt es sich um einen ergänzenden Servicevertrag, der geschlossenen werden kann, um besondere Serviceanforderungen an Supportdienstleistungen der Bildverwaltung zu regeln.
EXIFExchangeable Image File Format – Bei den EXIF-Daten handelt es sich um ein Standardformat zur Speicherung von Metadaten in digitalen Bildern. Moderne Digital Asset Management Systeme arbeiten darüber hinaus mit IPTC und XMP Daten.
IPTCBeim IPTC-IIM-Standard handelt es sich wie bei EXIF um ein Datenformat zur Speicherung von Metadaten in Bilddateien.
XMPExtensible Metadata Platform – XMP ist ein von Adobe entwickeltes Datenformat zur Verarbeitung von Metadaten.
FTPFile Transfer Protocol – Bei FTP handelt es sich um ein Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Daten. Häufig bieten Digital Asset Management Systeme einen FTP – Zugang für Fotografen an, um den Upload von großen Bildern und Videodateien zu erleichtern.
WebDAVWeb-based Distributed Authoring and Versioning – Bei WebDAV handelt es sich um ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem HTTP Protokoll und bietet im Unterscheid zum FTP eine Spezifikation zur Versionskontrolle. Damit kann die online Bildverwaltung als lokales Netzwerklaufwerk eingebunden werden.
AES 256Advanced Encryption Standard – Bei der AES 256 handelt es sich um einen weltweiten Standard zur Verschlüsselung von Daten. Durch den hohen Sicherheitsgrad eignet sich die AES-256-Verschlüsselung zum Schutz kritischer Kunden Daten. Moderne Softwarelösungen zur Bildverwaltung verschlüsseln die digitalen Assets im ruhenden Zustand um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

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