Effiziente Bildverwaltung –
Ein umfassender Leitfaden
Abschließend wollen wir euch zeigen, wie der Wechsel von einem Cloudspeicher hin zu einer online Bildverwaltung bzw. einer Digital Asset Management Plattform mühelos gelingen wird.
Wie finde ich die richtige digitale Bildverwaltung für mein Unternehmen?
Wie bei jedem IT-Projekt solltet ihr euch auch im Auswahlprozess für eine passende digitale Bildverwaltung bzw. ein Digital Asset Management (DAM) System zu Beginn mit eurem konkreten Anforderungsprofil intensiv auseinandersetzen.
Bei der Auswahl des richtigen DAM Systems, können euch folgende Fragestellungen helfen:
- Welche Typen von digitalen Assets sollen verarbeitet werden?
( z.B. Bilder, Videos, Grafikdateien) - Welche Dateiformate werden verwendet?
- Wer soll das DAM System künftig intern nutzen?
- Welche externen Stakeholder müssen berücksichtigt werden?
(z.B. Agenturen, Kunden oder Partner) - Sind rechtliche Themen zum Lizenzmanagement z.B. von Stock-Bildern relevant?
- Wird eine KI-basierte Gesichtserkennung benötigt?
- Gibt es unternehmensspezifische Prozesse, die besonders berücksichtigt werden müssen?
- Müssen besondere Datenschutzvorgaben (DSGVO) beachtet werden?
Moderne Bildverwaltungs-Softwarelösungen bzw. Digital Asset Management Plattformen sind in der Regel cloudbasiert und zeichnen sich durch ein intuitives Userinterface, einen hohen Grad an Flexibilität und Sicherheit aus.
Habt ihr das für euch passende DAM System gefunden, können wir euch nur ans Herz legen das System selbst zu testen und erste eigene Erfahrungen im Hinblick auf User Experience und Performance der digitalen Bildverwaltung (DAM System) zu machen.
Nachdem ihr die für euch richtige online Bildverwaltung bzw. Digital Asset Management Plattform gefunden habt, geht es an die Planung der zukünftigen Datenstruktur.
Wie organisiere ich meine Digital Assets in einer digitalen Bildverwaltung?
Im Gegensatz zu einem einfachen Cloudspeicher oder der Windows Ordnerstruktur bietet eine Digital Asset Management Plattform eine mehrdimensionale Organisationsstruktur. Ihr könnt eure Bilder, Videos und Grafikdateien nicht nur in Ordnern und virtuellen Alben bzw. Sammlungen organisieren, sondern diese mit zahlreichen Metadaten zusätzlich strukturieren.
Damit seid ihr zukünftig nicht mehr darauf angewiesen den Ordner oder Dateinamen zu kennen, um ein Digital Asset in eurer digitalen Bildverwaltung wieder finden zu können. Die kombinierbaren Such- und Filterfacetten (nach Dokumententyp, Kategorie, Lizenzart, Bildausrichtung, Aufnahmedatum, etc.) sorgen dafür, dass auch Gelegenheitsnutzer z.B. interne Stakeholder aus den Fachabteilungen das passende Asset in kürzester Zeit finden.
Tipp: Erstellt euch bevor ihr mit der Datenmigration beginnt einen Strukturplan für eure Digital Assets und versetzt euch dabei in die zukünftigen Nutzer euer online Bildverwaltung. Bedenkt dabei, dass oftmals jede dieser Stakeholder-Gruppen anders bei der Suche nach digitalen Assets vorgehen wird.
Steht der Strukturplan für eure Digital Assets, könnt ihr mit dem Wechsel von eurem Cloudspeicher zur online Bildverwaltung bzw. zum Digital Asset Management System beginnen.
Wie plane ich die Migration von einem Cloudspeicher in ein DAM System?
Die Einführung einer digitalen Bildverwaltung bzw. eines Digital Asset Management Systems ist eine gute Gelegenheit, um die vorhandenen digitalen Assets zu sichten und zu klassifizieren. Gerade in gewachsenen Ablagestrukturen von Unternehmen schlummern viele Bestandsdaten, die vorrangig zu archivieren aber nicht mehr aktiv in der Unternehmenskommunikation oder im Marketing Verwendung finden.
Wir empfehlen den Wechsel vom bisherigen Cloudspeicher hin zum DAM System schrittweise durchzuführen und mit den digitalen Assets (Bildern, Videos und Grafikdateien) zu beginnen, die für euer Tagesgeschäft kritisch sind. So stellt ihr sicher, dass auf der operativen Ebene relativ kurzfristig auf das neue DAM System gewechselt werden kann und nicht zwei parallele Systeme von den Nutzern durchsucht werden müssen.
Im zweiten Schritt widmet ihr euch nun den digitalen Assets, die langfristig in der online Bildverwaltung (DAM System) archiviert werden sollen. Bei allen digitalen Dateien, die dann noch im alten Cloudspeicher übrigbleiben, solltet ihr kritisch hinterfragen, ob diese überhaupt einen Wert für euer Unternehmen haben.
Getreu dem Motto: „Ist das ein Digital Asset oder kann das weg?“
Fazit: Effiziente Bildverwaltung für Unternehmen
Mit einer digitalen Bildverwaltung bzw. einer Digital Asset Management Plattform könnt ihr den Nutzen vorhandener digitaler Assets für euer Unternehmen maximieren, dabei interne Prozesse beschleunigen und effizienter gestalten. Dadurch amortisiert sich die Investition in ein DAM System innerhalb kürzester Zeit.
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Unsere abschließende Übersicht zu relevanten Abkürzungen fasst die wichtigsten Themen im Umfeld der digitalen Bildverwaltung zusammen:
Fachbgeriff | Erläuterung |
---|---|
DAM | Digital Asset Management System |
MAM | Media Asset Management System |
VAM | Video Asset Management System |
SaaS | Software-as-a-Service – Bei einem SaaS Lizenzmodell wird die digitale Bildverwaltung bzw. DAM System und die IT-Infrastruktur bei einem externen Dienstleister betrieben. Für die Nutzung von SaaS Diensten wird eine Internetverbindung benötigt. In den monatlichen Nutzungsgebühren sind in der Regel sämtliche Wartungsarbeiten, Updates und regelmäßige Datenbackups bereits enthalten. |
Private Cloud | Bei einer Private Cloud Lizenz handelt es sich auch um eine Software-as-a-Service Lizenz. Der Unterschied besteht darin, dass das DAM System bzw. die digitale Bildverwaltung in einer separaten Cloudinfrastruktur gehostet wird, die ausschließlich für eine Organisation betrieben wird. |
On-Premises | Bei einem On-Premises Lizenzmodell betreibt der Kunde das Digital Asset Management System eigenverantwortlich lokal auf einem eigenen Server / IT-Infrastruktur. Üblicherweise fallen in diesem Lizenzmodell zusätzliche Wartungsgebühren an, um an der Weiterentwicklung des DAM-Systems partizipieren zu können. |
DSGVO | Datenschutz-Grundverordnung – Seit dem 28.Mai 2018 gilt in der Europäischen Union die DSGVO als einheitliche Datenschutzverordnung zum Schutz von personenbezogenen Daten. Bei der Verwaltung von Bildern und Video handelt es sich in der Regel immer um Daten, die unter die DSGVO fallen, daher ist mit dem jeweiligen Anbieter des DAM-System eine AV-Vertrag (AVV) gemäß § Artikel 28 DSGVO zu schließen |
AVV | Auftragsverarbeitungsvertrag / -vereinbarung – In der AVV wird der datenschutzkonforme Umgang mit personenbezogenen Daten durch einen externen Dienstleister geregelt. Der Abschluss eines AV-Vertrags ist bei der Einführung einer digitalen Bildverwaltung bzw. Digital Asset Management Plattform für Unternehmen mit Sitz in der EU zwingend erforderlich. |
SLA | Service Level Agreement – Bei einem SLA handelt es sich um einen ergänzenden Servicevertrag, der geschlossenen werden kann, um besondere Serviceanforderungen an Supportdienstleistungen der Bildverwaltung zu regeln. |
EXIF | Exchangeable Image File Format – Bei den EXIF-Daten handelt es sich um ein Standardformat zur Speicherung von Metadaten in digitalen Bildern. Moderne Digital Asset Management Systeme arbeiten darüber hinaus mit IPTC und XMP Daten. |
IPTC | Beim IPTC-IIM-Standard handelt es sich wie bei EXIF um ein Datenformat zur Speicherung von Metadaten in Bilddateien. |
XMP | Extensible Metadata Platform – XMP ist ein von Adobe entwickeltes Datenformat zur Verarbeitung von Metadaten. |
FTP | File Transfer Protocol – Bei FTP handelt es sich um ein Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Daten. Häufig bieten Digital Asset Management Systeme einen FTP – Zugang für Fotografen an, um den Upload von großen Bildern und Videodateien zu erleichtern. |
WebDAV | Web-based Distributed Authoring and Versioning – Bei WebDAV handelt es sich um ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem HTTP Protokoll und bietet im Unterscheid zum FTP eine Spezifikation zur Versionskontrolle. Damit kann die online Bildverwaltung als lokales Netzwerklaufwerk eingebunden werden. |
AES 256 | Advanced Encryption Standard – Bei der AES 256 handelt es sich um einen weltweiten Standard zur Verschlüsselung von Daten. Durch den hohen Sicherheitsgrad eignet sich die AES-256-Verschlüsselung zum Schutz kritischer Kunden Daten. Moderne Softwarelösungen zur Bildverwaltung verschlüsseln die digitalen Assets im ruhenden Zustand um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. |