Ein Marketing Team möchte eine eigene Bilddatenbank aufbauen

Wie kann ich eine eigene Bilddatenbank aufbauen?

In immer mehr Unternehmen und Organisationen stehen Teams aus den Bereichen Marketing, Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit vor der Herausforderung, dass die Anzahl an digitalen Bildern in den letzten zwei Jahrzehnten exponentiell angestiegen ist. Oftmals übersteigen die Bildbestände schnell einige tausende, zehntausende oder auch hunderttausende Bilder. Daher ist es absolut sinnvoll sich mit der Frage wie eine eigene Bilddatenbank aufgebaut werden kann intensiv zu beschäftigen, um auch zukünftig schnell und einfach das passende Bildmotiv zu finden.

Fünf Gründe, die für den Aufbau einer eigenen Bilddatenbank sprechen:

  1. Entlastung der Mitarbeiter (Zeit, Ressourcen, gesetzliche Vorgaben)
  2. Erleichterte Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (bspw. Urheberrechte, Personenfreigaben)
  3. Synergie-Effekte nutzen (z.B. Keine doppelten Käufe von Bildern)
  4. Verbesserte Qualität der Öffentlichkeits- und Marketingarbeit
  5. Steigerung des ROIs (Return-on-Investment) von digitalen Bildern bzw. Mediendateien

Was ist der Unterschied zwischen einer ordnerbasierten Ablagestruktur und einer Bilddatenbank?

Viele Organisationen haben ihre Bilder auf klassischen Medialaufwerken in einer (teils komplexen) Ordnerstruktur abgelegt und gespeichert. Bei der Organisation von Bildern in einer Ordnerstruktur kommt man jedoch schnell an die Grenzen des Machbaren, wenn man versucht Bilder mehreren Themen zu zuordnen. Zum Beispiel könnte auf einem Bild eines Sportevents ein Spieler, ein Sponsorenlogo und eine Emotion festgehalten sein. Möchte ich diese Informationen am Bild mit hinterlegen, habe ich in einer eindimensionalen Ordnerstruktur nur wenig Möglichkeiten dazu.

Option A: Ich erstelle drei Ordner (Spieler, Sponsor und Emotion) und lege jeweils eine Kopie des Bildes in dem jeweiligen Ordner ab.

Option B: Ich erstelle einen Ordner und halte die Information im Ordner- oder Dateinamen fest.

Weder Option A noch Option B sind strukturell sinnvolle Alternativen, da man entweder massenhaft Duplikate erzeugt oder eine unübersichtliche und schlecht durchsuchbare Dateistruktur entsteht.

Wie könnte also eine Alternative in Form einer eigenen Bilddatenbank aussehen?

Beim Aufbau einer eigenen Bilddatenbank ist es wichtig sich zuerst mit den technischen Möglichkeiten einer professionellen Bilddatenbank Lösung vertraut zu machen. Im Unterschied zur Arbeit mit einer eindimensionalen Ordnerstruktur bietet dir eine echte Bilddatenbank zahlreiche Möglichkeiten deine Bilder mit ergänzenden Informationen zu verknüpfen.

Beispiele einer mehrdimensionalen Datenstruktur einer Bilddatenbank:

  • TAGs / Schlagworte
  • Kategorisierung nach Medientyp
  • Organisation in virtuellen Alben / Sammlungen
  • Nutzungsrechte / Lizenzinformationen
  • KI-basierte Datenanalysen
    • Anzahl Personen
    • Personenidentifikation
    • Dominierende Akzentfarben
    • Automatisiere Objekteerkennung
    • Stimmung / Emotionen

Welche Anforderungen habe ich an eine eigene Bilddatenbank?

Folgende Fragestellungen können dir dabei helfen dein Anforderungsprofil für den Aufbau einer eigenen Bilddatenbank für dein Unternehmen zu erstellen:

  • Sollen nur Bilder oder auch andere Mediendateien verarbeitet werden?
    (z.B. Videos, Grafik- oder Audiodateien)
  • Welche Dateiformate (JPEG, PNG, TIFF, GIF, etc.) werden verwendet?
  • Wer soll mit der Bilddatenbank künftig intern arbeiten?
  • Welche externen Stakeholder benötigen Zugriff auf die Bilddatenbank?
    (z.B. Agenturen, Kunden oder Partner)
  • Sind rechtliche Themen zum Lizenzmanagement z.B. von Stock-Bildern relevant?
  • Wird eine KI-basierte Gesichtserkennung benötigt?
  • Gibt es unternehmensspezifische Prozesse, die besonders berücksichtigt werden müssen?
  • Müssen besondere Datenschutzvorgaben (DSGVO) beachtet werden?

Moderne Bilddatenbank – Plattformen sind in der Regel cloudbasiert und zeichnen sich durch eine selbsterklärende Nutzeroberfläche, einen hohen Grad an Flexibilität und Sicherheit aus.

Hast du die für euch passende Bilddatenbank gefunden, solltest du diese selbst ausführlich testen, um dir ein eigenes Bild vom Aufbau und der Flexibilität des Systems zu machen.

Bevor du nun direkt loslegst deine eigene Bilddatenbank aufzubauen, solltet du dich vorab mit der Planung der zukünftigen Datenstruktur beschäftigen.

Wie finde ich die richtige Datenstruktur für mein Unternehmen?

Mit der Erarbeitung eurer individuellen Datenstruktur legst du den Grundstein für den langfristigen Erfolg einer eigenen Bilddatenbank. Daher ist es in dieser Phase entscheidend ein möglichst heterogenes Meinungsbild von zukünftigen Nutzern aus unterschiedlichen Bereichen deines Unternehmens zu erhalten. Damit validierst du nicht nur den Aufbau der Datenstruktur, sondern steigerst darüber hinaus die Akzeptanz des Bilddatenbank Projektes bei deinen Kollegen*innen.

Je nach inhaltlichem Schwerpunkt könnte eure Datenstruktur auf der obersten Ebene wie folgt aussehen:

  1. Zeitliche Sortierung (z.B. Saison / Wettbewerb im Profisport)
    1. Bundesliga Saison 20/21
    2. Pokalspiele Saison 20/21
    3. ….
  1. Organisationsbereiche (z.B. Stadtverwaltung)
    1. Referat I
    2. Referat II
    3. Referat III
  1. Produkt- /Artikelgruppen
    1. Produktgruppe A
    2. Produktgruppe B
    3. Produktgruppe C
  1. Inhaltliche Gliederung
    1. Pressekonferenzen
    2. Produkte
    3. Projekte
    4. Logos & Vorlagen

Bei der Erstellung der Datenstruktur gibt es kein richtig und falsch, solange die neue Struktur zu eurer Organisation passt.

Wenn die Ablagestruktur für die eigene Bilddatenbank erstellt ist, geht es mit dem Aufbau des Schlagwortkatalogs weiter, um eure Bilder mit ergänzenden Informationen versehen zu können.

Wie erstelle ich einen individuellen Katalog an Schlagworten bzw. TAGs?

Bei der Erstellung eines Schlagwort Katalogs kommt es genauso wie bei der Erarbeitung der Ablagestruktur auf die Heterogenität der eingebundenen Personen an. Idealerweise erstellt ihr eine Liste und sammelt im ersten Schritt alle Schlagworte, die sinnvoll erscheinen, um euch bei der täglichen Arbeit das Finden von Bildern zu erleichtern. Im zweiten Schritt gruppiert bzw. kategorisiert ihr die Schlagworte. Damit erhaltet ihr einen Überblick, ob bereits alle Bereiche der Organisation berücksichtigt wurden.

Welche Bilder sollen in die eigene Bilddatenbank importiert werden?

Mit dem Aufbau einer eigenen Bilddatenbank stellt sich früher oder später die Frage, ob alle Bilder aus dem bisherigen Bestand in die neue Bilddatenbank importiert werden sollen oder nicht. Viele Bild- und Medienbestände sind über viele Jahre gewachsen, daher bietet sich ein „digitaler Frühjahrsputz“ in vielen Organisationen an.  Dabei solltet ihr vorab ein gemeinsames Verständnis schaffen welche Merkmale „gute“ Bilder auszeichnen, die langfristig in der Bilddatenbank zur Verfügung stehen sollen.

Welche Merkmale zeichnen ein gutes Bild aus?

  • Inhalt ist klar verständlich
    • Personen sind gut getroffen
    • Ausreichender Informationsgehalt und Aussagekraft
    • Kategorisierbar in: Kreativ / Informativ / Dokumentierend
  • Erkennbarer Zielgruppen-Fokus
  • Gute Bildkomposition (Goldener Schnitt)
  • Qualität des Bildes
    • Wenig Bildrauschen
    • Klarer Fokus (Schärfe / Unschärfe)
    • Ausgewogene Bildlichtung
    • Hohe Auflösung
    • Kontrastreich

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