Zwei Marketing Manager arbeiten gemeinsam in der professionellen Bildverwaltung für Unternehmen von teamnote zusammen.

8 Tipps für die Auswahl einer professionellen Bildverwaltung


Die Auswahl einer  professionellen Bildverwaltung kann aufgrund des großen Angebots für Unternehmen schnell dem Spiel von der Nadel im Heuhaufen gleichen. Auf welche zentralen Dinge ihr achten und was ihr vor der Auswahl des geeigneten DAM-Systems (Digital Asset Management) klären solltet, haben wir für euch zusammengefasst.

1. Die Art der Software: Kaufen oder doch lieber Cloud?

Du hast über Stunden, vielleicht sogar Tage das World Wide Web nach einer passenden Lösung zur Bildverwaltung für die Organisation eurer digitalen Assets durchforstet und die scheinbar perfekte gefunden, um dann von eurer IT-Abteilung die niederschmetternde Nachricht zu bekommen, dass wir das „so leider nicht umsetzen“ können? Dumm gelaufen.

Weil nahezu alle IT-Abteilungen klaren Richtlinien in Bezug auf den Einsatz von Softwarelösungen unterliegen, solltet ihr im Vorfeld die entscheidende Frage stellen: Muss die Software gekauft und auf dem eigenen Server installiert werden (On Premise) oder kommt auch eine cloudbasierte Lösung in Frage? Allein die Beantwortung dieser Frage schränkt eure Suche nach einer professionellen Bildverwaltung ein und sichert euch eine strukturierte Herangehensweise.

Vorteile: On Premise – Bildverwaltung
(Installation auf dem eigenen Server)

  • Schnelligkeit beim Abrufen und Upload sehr großer Datenmengen, da nicht von Internetverbindung abhängig
  • Alle Dateien werden lokal auf dem firmeneigenen Server gespeichert

Nachteile: On Premise – Bildverwaltung

  • Sehr wartungs- und pflegeintensiv
  • Updates müssen selbst eingespielt oder Externe dafür beauftragt werden
  • Eigener Server ist evtl. nicht von überall erreichbar
  • Ihr müsst eine eigene Back-Up-Strategie entwickeln

Vorteile: Cloudbasierte Bildverwaltung

  • Weder Soft- noch Hardware-Wartung
  • Automatische Backups
  • Das Bildverwaltungssystem ist von überall erreichbar (Nicht vom Firmennetzwerk abhängig)
  • Das Bildverwaltungssystem kann auch bei Ausfall des eigenen Servers jederzeit erreicht werden

 Nachteile: Cloudbasierte Bildverwaltung

  • Abhängigkeit von Internetverbindung

 Marketing Manager verwaltet seine Bilder in der professionellen Bildverwaltung für Unternehmen von teamnote.

2. Ist eine rechtssichere und EU-DSGVO-konforme Nutzung gewährleistet?

Bilder sind in der Regel personenbezogene Daten. Und personenbezogene Daten gilt es ganz besonders zu schützen. Aus diesem Grund wurde im Mai 2018 die EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) geschlossen, die als Vorschrift in Sachen Datenschutz im gesamten EU-Raum gilt. Gerade bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten solltet Ihr unbedingt darauf achten, dass die Bildverwaltung Eurer Wahl nach diesen Standards arbeitet. Kleiner Tipp: Produkte aus den USA arbeiten fast nie nach EU-Standards, sondern regeln den Datenschutz eher branchenspezifisch. Das kann im Zweifel kostspielige Folgen für euch haben.

3. Wo werden die Bilder und Medienbestände gespeichert?

Entscheidet Ihr euch für eine Cloud-Lösung gilt: Je näher eure Daten sind, desto besser. Informiert Euch bei der Auswahl eines geeigneten Bildverwaltung also genau darüber, wo eure Daten gespeichert werden und in welchen zeitlichen Abständen Backups der Bildverwaltung durchgeführt werden.

4. Können andere Systeme angebunden werden?

Klärt im Vorfeld mit potenziellen Providern der Bildverwaltungssysteme ab, ob externe Softwaresysteme (Warenwirtschaft, Personalstammdatenbank etc.) an eure zukünftige Bildverwaltung angebunden werden können, wenn dies für euch erforderlich ist. Die Kosten einer solchen Schnittstelle zur Bildverwaltung, sollten auch im Vorfeld definiert werden, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt.

5. Benutzerfreundlichkeit

Der Funktionsumfang des Tools sollte zu euren Anforderungen passen. Tools, die durch zu viele Funktionen eure Prozesse verkomplizieren statt optimieren, haben einen gegenteiligen Effekt auf eure Produktivität. Dazu kommt, dass komplizierte Tools nicht gerne genutzt werden und die Gefahr groß ist, dass die Bilder einfach „So wie wir es immer gemacht haben“ verwaltet werden. Damit ihr dies vermeiden könnt, nehmt unbedingt die kostenlosen Testphasen in Anspruch, die viele Tools zur Bildverwaltung bieten.

6. Die Sache mit den Updates

Updates werden von jedem Anbieter anders geregelt. Bei dem Einen werden sie kostenlos und automatisch eingespielt, bei dem Anderen sind sie eher aufwendig und mit zusätzlichen Kosten verbunden. Lasst euch von günstigen Lösungen daher nicht blenden. Versteckte Kosten finden sich oftmals in Dingen wie Updates.

7. Preisliste

Damit versteckte Kosten keine Chance haben, solltet ihr darauf achten, dass ihr eine transparente Preisliste auf der Website vorfindet. Wer nichts zu verbergen hat, hat auch keine Angst seine Preise transparent abzubilden.

8. Support / Service

Ob Endlos-Warteschleifen oder Verweise auf Nutzer-Foren: Gerade die Global Player lassen sich in Sachen Service so einiges einfallen. Informiert euch noch vor möglichen Problemen darüber, wie der zukünftige Provider der Bildverwaltung diese angeht.

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