Frau aus Marketingteam organisiert Aufgaben auf Whiteboard

8 Gründe für ein zentrales Taskmanagement


„Oh, das ist wohl irgendwo untergegangen…“

Innerhalb von Projekten stehen gerade Marketingteams durch die notwendige Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen, externen Dienstleistern und dem eigenen Team einem komplexen Aufgabenmanagement gegenüber. Der Kollege aus der Fachabteilung bittet „kurz“ um Deine Zeit, Dienstleister warten auf Informationen von Dir und die neuste Layoutversion wartet darauf, gesichtet oder korrigiert zu werden. Diese ToDo’s werden oft intransparent oder schlichtweg gar nicht dokumentiert und erreichen Dich auf unterschiedlichen Wegen wie E-Mail, Telefon oder Zurufe an der Kaffeemaschine. Gerade innerhalb von Projektarbeit kann effizientes Taskmanagement jedoch Zeit, Geld und Nerven sparen.

Mal Hand aufs Herz…

Wie steht’s um Euer Aufgabenmanagement? Liegen Aufgaben und Informationen zu Euren Projekten immer noch in Excel-, Worddateien oder in Eurer E-Mail-Inbox ab? Durchsucht Ihr etliche Dokumente, von denen es unzählige Versionen zu geben scheint, auf der Suche nach der Aktuellsten, die dann wieder per E-Mail mit einer neuen Aufgabe weiter versendet wird? Weiß überhaupt irgendjemand, wie es um offene Aufgaben steht, abgesehen von dem, der sie bearbeitet?

Nein? Dann solltet Ihr das ändern.

Gründe für ein zentrales Taskmanagement

Alle Aufgaben im Überblick

Der wohl überzeugendste Vorteil eines zentralen Taskmanagements ist sicher der gewonnene Überblick über alle aktuellen und erledigten Aufgaben. Dieser Überblick erleichtert es Euch, Eure Aufgaben besser zu priorisieren und sie zielgerichtet zu erledigen. Dabei stellt ihr jederzeit sicher, dass ihr mit den aktuellsten Informationen arbeitet. Das erhöht die Transparenz für alle Teammitglieder.


Ortsunabhängige Zusammenarbeit 

Dir ist eine Aufgabe eingefallen, die Du schnell delegieren musst, Du bist aber gerade nicht im Büro oder der betreffende Kollege ist nicht erreichbar? Mit einem zentralen Taskmanagement weist Du Aufgaben einfach und schnell zu, egal wo Du gerade bist. Dies macht die Zusammenarbeit um einiges leichter und Aufgaben können schneller bearbeitet werden.

 

Flexibel arbeiten

Sobald sich etwas innerhalb Eurer Projekte ändert, werden alle Projektbeteiligten darüber informiert. Dadurch könnt Ihr flexibel und agil arbeiten, ohne jedes Mal über umständliche Wege alle Beteiligten informieren zu müssen.

 

Kein Zusammensuchen von Informationen

Alle Aufgaben liegen an einer Stelle und nicht in verschiedenen E-Mail-Postfächern, Word-Dokumenten oder Kalender-Einträgen verteilt. Dadurch spart Ihr Euch etliches Nachfragen bei internen und externen Teammitgliedern, weil Ihr alle Aufgaben ganz einfach einsehen könnt. Mit unserer teamnote | Efficiency Cloud werden Aufgaben direkt dem betreffenden Projekt zugeordnet. Das schafft noch mehr Transparenz innerhalb Eurer Absprachen.

 

Schnellere Kontrolle von Aufgaben

Den Stand Eurer Aufgaben könnt Ihr einfach und schnell kontrollieren. So seid Ihr jederzeit auskunftsfähig gegenüber der Chefabteilung oder Kunden und könnt zuverlässige Aussagen treffen. Kein unangenehmes stammeln mehr wie „Das müsste ich nochmal intern abklären.“ Jeder weiß über alles Bescheid. Jederzeit.

 

Nachvollziehbare Absprachen

„Ach so, ja. Das haben wir ganz anders verstanden.“ Täglich werden Aufgaben telefonisch, per E-Mail oder in Meetings delegiert. Das macht Eure Absprachen nicht wirklich transparent und die Gefahr, aneinander vorbeizureden ist groß. Dazu kommt, dass z.B. telefonische Absprachen schwer bis gar nicht nachvollziehbar sind, wenn es mal wirklich darauf ankommt. Ist dann der zuständige Kollege gerade nicht anwesend, geraten Projekte schnell mal ins Stocken, weil bestimmte Informationen fehlen. Mit zentral dokumentierten Aufgaben vermeidet Ihr unübersichtliche Absprachen und Missverständnisse.

 

Klare Zuständigkeiten

Über ein zentrales Taskmanagement sind alle Zuständigkeiten und Deadlines deutlich geklärt und dokumentiert. Ausreden wie „Oh, das ist wohl irgendwo untergegangen…“ haben so keine Chance mehr.

Nichts mehr vergessen

Sollten Eure Aufgaben eine Deadline überschreiten, werdet Ihr darüber benachrichtigt. So habt ihr den Kopf frei für andere Dinge.

Mit dem richtigen Taskmanagement spart Ihr Zeit, erhöht die Transparenz innerhalb Eurer Absprachen und dokumentiert alle wichtigen Informationen einheitlich an einem Ort.
Die teamnote | Efficiency Cloud hilft Euch dabei, all Eure Aufgaben kinderleicht an interne und externe Teammitglieder (z.B. Dienstleister) zu delegieren. Dabei habt Ihr alle Informationen jederzeit im Zugriff.

Das könnte Dich auch interessieren

Instagram im Sportmarketing ist für ein Marketing Team eine gute Möglichkeit die mediale Reichweite zu steigern.
Marketing Managerin freut sich auf die Sportmarketing Events im Jahr 2020
Marketing Managerin verwaltet Bilder mit einer kostenlosen App.